Od czego zacząć ustalenia z firmą weselną?
Przed pierwszym telefonem dobrze przygotować datę ślubu, przybliżoną liczbę gości i planowany przebieg przyjęcia. Dla sali znaczenie ma także godzina rozpoczęcia i zakończenia zabawy, liczba dzieci oraz potrzeba noclegów. Fotograf lub zespół muzyczny zapyta z kolei o miejsce ceremonii, dojazd i zakres pracy w dniu wesela. Jeśli termin przypada na popularną sobotę w sezonie, samo zapytanie o wolny termin nie wystarczy – należy ustalić, jak długo firma może wstrzymać rezerwację bez podpisanej umowy.
Przyjęcie w Toruniu może oznaczać uroczystość w centrum, a zabawę poza miastem. W takiej sytuacji trzeba podać usługodawcom oba adresy i zapytać o koszt dojazdu, przewóz sprzętu oraz czas potrzebny na przygotowanie miejsca. Dotyczy to szczególnie dekoracji, oprawy muzycznej i obsługi fotograficznej. Dobrze też sprawdzić, czy firma zna ograniczenia wybranego obiektu: godzinę udostępnienia sali, zasady montażu dekoracji i miejsce rozładunku.
Co porównać w ofertach na wesele?
Cena za osobę w sali weselnej nie mówi jeszcze, ile wyniesie całe przyjęcie. Należy poprosić o rozpiskę posiłków, napojów, obsługi i ewentualnej opłaty za wniesienie własnego alkoholu. Osobno bywają rozliczane poprawiny, posiłki dla podwykonawców i wydłużenie przyjęcia. Podobnie przy innych usługach: oferta fotografa powinna określać liczbę godzin pracy, sposób przekazania zdjęć i termin ich oddania, a oferta zespołu lub DJ-a – skład, sprzęt i zasady prowadzenia zabaw. Porównywanie samych kwot bez zakresu usługi łatwo prowadzi do nieporozumień.
Umowa, zaliczka i zmiany przed uroczystością
W umowie powinny znaleźć się data, adres przyjęcia, zakres usługi, pełna cena i terminy płatności. Przed wpłatą trzeba sprawdzić, czy pieniądze są określone jako zaliczka czy zadatek – te formy mają inne skutki przy rezygnacji. Przydatne są też zapisy o zmianie liczby gości, przesunięciu godzin oraz zastępstwie, gdy wykonawca nie może przyjechać. Ostateczną liczbę nakryć sala zwykle przyjmuje przed weselem, dlatego termin jej potwierdzenia powinien być zapisany wprost. Ustalenia dokonane później, choćby dotyczące dodatkowej godziny muzyki lub zmiany menu, najlepiej potwierdzić pisemnie. Pozwoli to sprawdzić przed uroczystością, co zostało zamówione i ile pozostaje do zapłaty.